最近のメーラーの使い方はGTD風?

   2015/03/14

最近自分のメーラー@Thunderbirdの使い方がGTD(Getting Things Done)というものに近しいことを知ったのでまとめてみる。

GTDについてググルとたくさん出てくるので割愛。

●決めている原則
・Inboxは常に空になるようにする
・フィルタに引っかからないものは見ない
・困ったら全文検索に頼る
・フォルダ分けはしない(年別のアーカイブのみ)
・送信メールのBccに自分を入れる
・不要な時はメーラーは閉じておく

●フィルタ付けルール
1)受信時に以下のフィルタを実行
To, CC, 件名または本文に自分の名前, 自分に関係するMLがTo
の場合
「未読」「本日対応」タグを付ける

基本はこれのみ。これに引っかからないものは原則見ない。
他にもあることはあるが、不要メールを集約するために使っているだけ。

●タグ
■主要なタグ
未読 ・・・ まだ処理していない状態
次のアクション ・・・ 自分が対応すべきタスク
顧客連絡待ち ・・・ 顧客待ちのタスク
社内連絡待ち ・・・ 社内待ちのタスク

■あれば便利なタグ
本日対応 ・・・ 本日処理済み(予定)の状態
対応済み ・・・ 処理済みのタスク
※その日の振り返りのために作っている
いつかやる ・・・ いつかやりたいタスク
資料 ・・・ とっておくだけ

●検索フォルダ
■主要なフォルダ
1)Inbox ・・・ 処理すべきものは必ず通る。
上記フィルタに引っかかったものを参照

2)次のアクション ・・・ 自分が実施すべきタスク。
「次のアクション」タグを参照

3)顧客連絡待ち ・・・ 顧客連絡待ちのもの。
受信日時が古いものは状況確認するようにする。
「顧客連絡待ち」タグを参照

4)社内連絡待ち ・・・ 社内連絡待ちのもの。
受信日時が古いものは状況確認するようにする。
「社内連絡待ち」タグを参照

■あれば便利なフォルダ
5)対応済み ・・・ 当日対応したもの。
日の終わりの日報用。「対応済み」タグを参照

6)全て ・・・ 何かしらのタスクになっているもの。
処理し終わった時にタグの消し忘れを防止するために利用。
2)~4)のサマリ

7)本日 ・・・ 本日処理したもの。
日の終わりにリセットする。
「本日対応」タグを参照

8)いつかやる ・・・ いつかやりたいもの。
多分やらない「いつかやる」タグを参照

9)資料 ・・・ あとで見つけやすいように

10)To ・・・ Toを参照

11)Cc ・・・ CCを参照

●メール処理の流れ
1)みるべきメールはフィルタにて必ず「Inbox」フォルダへたまる

2)定期的にメールを確認。確認したものは「未読」タグを外す
→「Inbox」フォルダから外れる

3)5分以内で対処できるものはその場で対処してタグを付ける
・対応済み
・顧客連絡待ち
・社内連絡待ち

4)5分以上かかるものは次のタグを付ける。
・次のアクション

※対処したもののが、待ち状態のものの場合はタグを外す

5)「Inbox」フォルダのメールが空になったら「次のアクション:フォルダが
自分のタスクなのでそれを処理する

6)3時間置きくらいに「Inbox」フォルダを処理しタグを整理する

7)一日の終わりに日報用にタスクを整理し、
「当日対応」「対応済み」タグを解除する

主要なメーラーのフォルダん関連は下の通り。
アーカイブ前の見る予定の無いメールが大量にあるのは気にしない・・・

 

gtd

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