最近自分のメーラー@Thunderbirdの使い方がGTD（Getting Things Done）というものに近しいことを知ったのでまとめてみる。

GTDについてググルとたくさん出てくるので割愛。

●決めている原則
・Inboxは常に空になるようにする
・フィルタに引っかからないものは見ない
・困ったら全文検索に頼る
・フォルダ分けはしない（年別のアーカイブのみ）
・送信メールのBccに自分を入れる
・不要な時はメーラーは閉じておく

●フィルタ付けルール
１）受信時に以下のフィルタを実行
To, CC, 件名または本文に自分の名前, 自分に関係するMLがTo
の場合
「未読」「本日対応」タグを付ける

基本はこれのみ。これに引っかからないものは原則見ない。
他にもあることはあるが、不要メールを集約するために使っているだけ。

●タグ
■主要なタグ
未読　・・・　まだ処理していない状態
次のアクション　・・・　自分が対応すべきタスク
顧客連絡待ち　・・・　顧客待ちのタスク
社内連絡待ち　・・・　社内待ちのタスク

■あれば便利なタグ
本日対応　・・・　本日処理済み（予定）の状態
対応済み　・・・　処理済みのタスク
※その日の振り返りのために作っている
いつかやる　・・・　いつかやりたいタスク
資料　・・・　とっておくだけ

●検索フォルダ
■主要なフォルダ
１）Inbox　・・・　処理すべきものは必ず通る。
上記フィルタに引っかかったものを参照

２）次のアクション　・・・　自分が実施すべきタスク。
「次のアクション」タグを参照

３）顧客連絡待ち　・・・　顧客連絡待ちのもの。
受信日時が古いものは状況確認するようにする。
「顧客連絡待ち」タグを参照

４）社内連絡待ち　・・・　社内連絡待ちのもの。
受信日時が古いものは状況確認するようにする。
「社内連絡待ち」タグを参照

■あれば便利なフォルダ
５）対応済み　・・・　当日対応したもの。
日の終わりの日報用。「対応済み」タグを参照

６）全て　・・・　何かしらのタスクになっているもの。
処理し終わった時にタグの消し忘れを防止するために利用。
２）～４）のサマリ

７）本日　・・・　本日処理したもの。
日の終わりにリセットする。
「本日対応」タグを参照

８）いつかやる　・・・　いつかやりたいもの。
多分やらない「いつかやる」タグを参照

９）資料　・・・　あとで見つけやすいように

１０）To　・・・　Toを参照

１１）Cc　・・・　CCを参照

●メール処理の流れ
１）みるべきメールはフィルタにて必ず「Inbox」フォルダへたまる

２）定期的にメールを確認。確認したものは「未読」タグを外す
→「Inbox」フォルダから外れる

３）5分以内で対処できるものはその場で対処してタグを付ける
・対応済み
・顧客連絡待ち
・社内連絡待ち

４）5分以上かかるものは次のタグを付ける。
・次のアクション

※対処したもののが、待ち状態のものの場合はタグを外す

５）「Inbox」フォルダのメールが空になったら「次のアクション：フォルダが
自分のタスクなのでそれを処理する

６）3時間置きくらいに「Inbox」フォルダを処理しタグを整理する

７）一日の終わりに日報用にタスクを整理し、
「当日対応」「対応済み」タグを解除する

主要なメーラーのフォルダん関連は下の通り。
アーカイブ前の見る予定の無いメールが大量にあるのは気にしない・・・